BAB 5 MANAJEMEN DAN ORGANISASI

1.    MANAJEMEN

PENGERTIAN DAN PERANAN MANAJEMEN

Definisi manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee adalah Ilmu dan Seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dapat disimpulkan manajemen mempunyai 5 fungsi :

1.       Perencanaan (Planning)

2.       Pengorganisasian (Organizing)

3.       Pengarahan (Directing)

4.       Pengkoordinasian (Coordinating)

5.       Pengawasan (Controlling)

Peranan manajemen di sini dihubungkan dengan fungsi manajemen, yaitu :

1.       Planning (Perencanaan)

Adalah proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya.

2.       Organizing (Pengorganisasian)

Adalah proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan orang yang menduduki fungsi-fungsinya tersebut secara tepat.

3.       Directing (Pengarahan)

Adalah mengarahkan bawahan, sehingga pimpinan secara manusiawi bisa mengikat bawahan untuk bekerja sama secara sukarela menyumbangkan tenaganya seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan organisasi.

4.       Koordinasi

Adalah agar terdapat komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan perbedaan kegiatan sehingga tercapai tujuan organisasi.

5.       Controlling (Pengawasan)

Adalah perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan jika terjadi penyimpangan pelaksanaan dari perencanaan.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Manajemen Ilmiah

Sejak buku karangan Frederick W. Taylor berjudul The Principles of Scientific Management, tahun 1911, Tylor dikenal sebagai Bapak Manajemen Ilmiah.

Dalam bukunya Tylor mengemukakan beberapa prinsip dalam melakukan pekerjaan, yaitu :

1.       Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan cara terbaik untuk menyelesaikannya.

2.       Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

3.       Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

4.       Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.

FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

Fungsi-fungsi manajemen adalah kegiatan kerja manajer dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi.

Proses Manajemen

Adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi.

             CIRI-CIRI MANAJER PROFESIONAL

Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan  manajerial yakni :

1.       Berbudaya korporat: transparansi, independensi,  responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.

2.       Dukungan manajemen puncak.

3.       Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.

4.       Berorientasi   ke masa depan dengan pendekatan holistik.

5.       Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.

6.       Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.

7.       Dilakukan secara terencana/terprogram.

8.        Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.

9.       Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki :

a.       Kompetensi atau keahlian dan pengalaman panjang di bidangnya.

b.      Sifat haus pada tantangan-tantangan.

c.       Sikap dan ketrampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien.

d.      Integritas tinggi.

e.      Sifat menghargai profesi lain.

f.        Sifat yang selalu siap menghadapi setiap resiko.

10.   Bertanggungjawab atas setiap kata dan perbuatannya.

11.   Penggunaan teknologi tepat guna.

12.   Kepemimpinan dalam membangun komitmen.

13.   Partisipasi aktif semua anggota.

14.   Kerjasama Tim.

15.   Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).

16.   Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui konsultasi/ bimbingan dan pendidikan pelatihan bersinambung.

KETERAMPILAN MANAJEMEN YANG DIBUTUHKAN

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer

membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.

Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1.       Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2.       Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3.       Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu :

1.       Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2.       Keterampilan membuat keputusan

      Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

SUMBER 1

SUMBER 2

2. ORGANISASI

DEFINISI ORGANISASI

Mnurut Boone dan Katz organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Dari definisi dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok, yaitu :

1.       Interaksi manusia

2.       Kegiatan yang mengarah pada tujuan

3.       Struktur organisasi itu sendiri

PENTINGNYA MENGENAL ORGANISASI

Kita selalu berkaitan dengan organisasi, tim olahraga, dan organisasi sosial, kelompok keagamaan, bahkan kelompok binatangpun da, seperti lebah, semut, rayap.

Perusahaan kecil , fungsi pengorganisasian sederhana, misalnya toko kelontong, manajer-pemilik toko memperkerjakan beberapa orang, melayani pembeli, membersihkan barang, serta menjaga toko.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

1.       Organisasi Lini

Garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan.

Ciri-cirinya :

-          Jumlah karyawan sedikit

-          Manajer di bawahnya hanya sebagai pelaksana

-          Sarana dan alatnya terbatas

-          Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

-          Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer.

2.       Organisasi Fungsional

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Ciri-cirinya :

-          Organisasi kecil

-          Terdapat kelompok kerja staff ahli

-          Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

-          Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

-          Pegawasan ketat

3.       Organisasi Garis dan Staff

Pelimpahan wewenang secara vertikal dari pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya kearsipan, keuangan, personel.

Ciri-cirinya :

-          Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung

-          Karyawan banyak

-          Organisasi besar

Ada 2 kelompok kerja organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi, yaitu :

a.       Personel Lini

b.       Personel Staff

4.       Organisasi Fungsional dan Garis

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

Ciri-cirinya :

-          Tidak tampak pembedaan tugas pokok dan bantuan

-          Spesialisasi praktis pada pejabat fungsional

-          Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.

5.       Organisasi Matrik

Dissebut juga sebaga Organisasi Manajemen Proyek  yaitu penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang punya keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan proyek yang harus diselesaikan.

6.       Organisasi Komite

Tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh kelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan plurastic manajemen.

Terdiri dari :

-          Executive committe (pimpinan komite)

-          Anggotanya mempunyai wewenang lini

-          Staff committe

Orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staff.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

Agar organisasi berjalan baik, di perlukan pedoman atau prinsip dalam melaksanakan kegiatanya.

Prinsip-prinsip organisasi tersebut yaitu :

1.       Perumusan tujuan dengan jelas

Bila akan melakukan suatu aktivitas, pertama-tama harus dijelaskan dulu tujuannya. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai :

-          Pedoman kearah mana organisasi itu akan dibawa

-          Landasan bagi organisasi bersangkutan

-          Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

-          Menentukan serangkaian program, prosedur ,koordinasi, integrasi, simplifikasi, dan mekanisasi

2.       Pembagian tugas

Dalam suatu organisasi, pembagian tugas merupakan suatu keharusan mutlak untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas (job description) masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.

3.       Delagasi kekuasaan

Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delagasi kekuasaan. Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan, atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek pengambilan keputusan , penggunaan peralatan, dan lain sebagainya.

4.       Rentangan kekuasaan

Yang dimaksud rentangan kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin , membimbing , dan mengawasi secara efektif.

5.       Tingkat tingkat pengawasan

Tingkat pengawasan hendaknya diusahakan sesedikit mungkin. Harus diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin. Selain memudahkan komunikasi, juga agar ada motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasinya.

6.       Kesatuan perintah dan tanggung jawab

Menurut prinsip ini, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggungjawaban terhadap pelaksanaan tugasnya.

7.       Koordinasi

Adanya pembagian tugas dan bagian bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi, cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan .

SEBAB-SEBAB KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN ORGANISASI

Sebab keberhasilan organisasi :

1.       Kesatuan pimpinan dan perintah

2.       Solidaritas yang tinggi

3.       Pengambilan keputusan yang bijak dan cepat

4.       Segala sesuatu yang berkaitan dengan masa depan suatu organisasi harus di musyawarahkan

5.       Menjunjung tinggi nilai tanggung jawab dan disiplin

6.       Kerja sama yang baik

Sebab kegagalan organisasi :

1.       Tidak adanya komunikasi yang baik antara anggota organisasi dan pemimpin

2.       Kekurangkompakan dalam organisasi

3.       Kurang disiplin

4.       Tidak bertanggungjawab pada suatu hal yang dikerjakan

5.       Kerjasama tidak terlalu baik

SUMBER 3

Widyatmini.Juni 1996.PENGANTAR BISNIS.Gunadarma